Por trabajo virtual me refiero al teletrabajo, al trabajo a distancia; al trabajo que se realiza desde lugares diferentes a la oficina, como la casa, un cibercafé, un aeropuerto, un restaurante, desde las instalaciones del cliente; o el trabajo que se hace a través de Internet en la misma empresa.

Hace una década los equipos virtuales de trabajo eran prácticamente inexistentes, pero las tecnologías de información, la globalización de la economía y un mercado necesitado de respuestas más rápidas, han estado cambiando dramáticamente los formatos de trabajar.

Por supuesto, los beneficios de los equipos virtuales de trabajo son verdaderamente impactantes:

• Los equipos se estructuran por sus habilidades y no por su ubicación: La gente puede trabajar a cualquier hora y en cualquier lugar.

• La productividad aumenta: El día mundial de trabajo es de 24 horas y no de 8. La gente gasta menos tiempo trasladándose al trabajo o en las rutinas de las oficinas.

• Los trabajadores cuentan con más flexibilidad, lo cual puede traducirse en más responsabilidad y creatividad.

• Las empresas pueden reducir importantes costos operativos.

Hace sólo año y medio la revista Business Week señaló que el 50% del personal de Sun Microsystem puede trabajar fuera de sus oficinas, lo que se traduce en ahorros de costos inmobiliarios de más de 300 millones de dólares al año.

Sin embargo, la tecnología más avanzada no hace que la gente sea más productiva mientras trabaja, ni que la gente comparta sus conocimientos y experiencias, o que la gente se comunique más.

Un formato productivo pero con sus propios bemoles

Si ya resulta difícil tener cotidianas reuniones de trabajo eficientes, productivas y amenas, entre personas sentadas en el mismo sitio, viéndose a la cara y que se conocen; ¿qué queda para los equipos virtuales?

Para un equipo de trabajo, el no verse a la cara puede hacer que la confianza entre sus miembros se deteriore y, a la vez, disminuya la calidad de su comunicación y atención interna.

Las tecnologías de información ayudan a que las distancias geográficas sean más pequeñas, pero los dolores de cabeza pueden ser más grandes.

Las interrupciones con los equipos móviles de teletrabajo, el alto volumen de correos electrónicos y llamadas telefónicas, y la malinterpretación de mensajes escritos se han convertido en una calamidad de magnitudes desconocidas.

Una empresa especializada en la investigación del costo de las interrupciones (www.basex.com) señala que en USA, los trabajadores en sus oficinas son interrumpidos hasta 11 veces por hora, lo que significa un costo anual de casi 600 millardos de dólares.

Y en una investigación que realizó la universidad inglesa de Loughborough, con una empresa dedicada a la venta de electrodomésticos y constituida por 2850 personas, encontraron que tenían un costo anual de la lectura del e-mail (sin incluir escritura) de 18.5 millones de dólares.

La productividad real está en manos de la gente

Mientras la tecnología hace posible que existan equipos virtuales de trabajo, sólo las personas pueden hacerlos productivos, eficientes, y que signifiquen gratas experiencias laborales.

Para que un equipo virtual sea exitoso hay que comprender que este tiene las mismas necesidades que un "equipo cara-a-cara": Estructura, dirección, reconocimiento, claras estrategias de comunicación, mucho entrenamiento, habilidades para analizar y resolver problemas a distancia, y un liderazgo flexible y compartido.

Ahora bien, para que sea productivo, es indispensable que el equipo virtual comparta valores culturales y que sus miembros estén explícitamente de acuerdo en:

• Cuáles son los objetivos que el equipo quiere y debe lograr.

• Por qué esos objetivos son importantes para el equipo y para cada uno de sus miembros.

• Cómo el equipo debe trabajar virtualmente para lograr esos objetivos.

Por supuesto, estas condiciones deben parecer muy obvias para muchos, pero precisamente por eso en las organizaciones tienden a darse por sentadas y obviarse.

Las habilidades personales necesarias para equipos virtuales efectivos

Los equipos virtuales están constituidos por individuos, que a su vez requieren habilidades específicas para este formato de trabajo.

Aparte de la experticia técnica y funcional con los recursos tecnológicos involucrados, la gente que mejor se desempeña en ambientes virtuales de trabajo se caracteriza por:

• Sabe aprovechar la tecnología para resolver las diferentes situaciones planteadas por la distancia.

• La calidad de su comunicación oral y escrita es superior al promedio.

• Le resulta fácil y cómodo ser parte activa de una comunidad virtual.

• Tiene un alto sentido de confianza, respeto, justicia y afiliación hacia los otros miembros de su equipo.

• Contribuye a establecer y trabaja por lograr las expectativas y los objetivos compartidos de su equipo.

• Se enfoca en obtener resultados visibles, tangibles y medibles.

• Ejerce auto-liderazgo y liderazgo hacia los demás con su propio ejemplo.

• Puede coordinarse y colaborar con otros miembros del equipo de áreas operativas completamente diferentes.

Si usted es parte de un equipo virtual de trabajo y quiére saber como se está desempeñando, revise esta lista con sus compañeros y pregúntele qué puede mejorar usted al respecto.

Datos adicionales: Tendencias del trabajo virtualizado

* La revista Fast Company señala que los trabajadores virtuales en USA pasaron de 10.9 millones en el año 2000 a 19.5 millones en el 2005.

* Según la empresa especializada Work Design Collaborative LLC, el 12% de la fuerza laboral norteamericana es virtual, y proyectan que va a ser 40% en el año 2012.

* La empresa Gartner Research proyecta que en el año 2008 habrán 41 millones de trabajadores en USA que harán teletrabajo por lo menos un día a la semana, y 100 millones lo harán 1 día al mes.

* El 40% de la fuerza laboral de IBM no tiene oficina, al igual que un tercio de los trabajadores de AT&T, según Business Week (12-12-05).

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