El e-mail es un canal eficiente de comunicación cuando el remitente gerencia de manera adecuada el contenido de su mensaje, de acuerdo con sus intenciones y con las características propias de este medio.

1. En cada oportunidad que vaya a escribirlo, deténgase un instante y verifique que el envío de ese e-mail es mejor que una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

2. Evite discusiones o "aclaraciones" por escrito. Esto siempre nos lleva a correr un gran riesgo de ser malinterpretados. Además, generamos procesos más largos de intercambio de mensajes. Las discusiones son naturales y necesarias en cualquier trabajo, pero lo que más nos conviene es tenerlas a través de otros medios y enviar por e-mail solamente los acuerdos.

3. Cuando no haya más opción y sea inevitable "aclarar" un asunto por escrito, evite involucrar a terceras personas en el mensaje. No envíe copia de su aclaratoria a otros destinatarios. El mensaje tendría otras lecturas o interpretaciones.

4. A menos que hayamos establecido previamente un acuerdo con nuestro interlocutor, el correo electrónico no es el medio de comunicación laboral más adecuado si se requieren respuestas urgentes.

5. Los remitentes deben ser más explícitos con lo que esperan de sus destinatarios. Más del 40% de los e-mails que recibimos no indican lo que debemos hacer, porque el remitente lo asume como "obvio".

6. Responda los mensajes válidos y limpie su buzón. Atienda los mensajes pertinentes a su responsabilidad. Su reputación personal está en juego. Inclusive, cuando se tiene mucho trabajo su puede responder "Pedro, recibí tu mensaje. Ahora no dispongo del tiempo. Te respondo mañana".

7. Cada profesional debe desarrollar más competencias personales de redacción como una responsabilidad personal. Podemos ser muy eficientes con nuestra manera de expresarnos verbalmente, pero al hacerlo por escrito el mensaje puede ser confuso y difícil de leer. Saber escribir no garantiza comunicarnos bien.

8. Para obtener más atención, debemos tomar en cuenta el orden de procesamiento de los correos electrónicos antes de ser abiertos por parte de los destinatarios: Primero leen quien es el remitente, después revisan el título del mensaje, y después verifican si su nombre está como destinatario.

9. Utilice los "filtros" y "reglas" en las preferencias de su programa de correo electrónico. Estos permiten distribuir los e-mails que recibe (antes de ser leídos) en carpetas previamente determinadas. Así puede destacar más los mensajes de mayor interés. La lista indiscriminada de mensajes pendientes por ser atendidos tiende a producirnos ansiedad. Pero esos filtros nos ayudan de manera automatizada a que podamos establecer un orden y una prioridad para revisar los e-mails recibidos.

10. Si es su caso, desactive la alarma automática de la bandeja de entrada en su buzón de correo. Así evitará interrupciones indiscriminadas y reducirá el estrés que produce el efecto de anuncio de cada mensaje que llega. Es preferible revisar su buzón manualmente, según sus necesidades globales de trabajo. Lo importante es hacerlo conciente y no como un autómata. (Las personas que usan servicios gratuitos de "web-mail", como Gmail, Hotmail o Yahoo, no disponen de una alarma automática que avise la llegada de nuevos mensajes. Deben "refrescar" la página web para darse cuenta de ello).

Debemos tomar la iniciativa en el mejoramiento de las habilidades de redacción. Sólo así podremos ser más precisos en nuestros mensajes escritos, podremos generar más interés en ser leídos y tendremos más oportunidades de que su contenido sea más fácilmente comprendido.

Hace una década, parecía exagerado decir que una persona sin conocimientos mínimos de Office (Microsoft) tendría mucha dificultades para conseguir trabajo, lo que hoy es una realidad. Así que a lo mejor igual suena exagerado decir que en 5 años también será dificil obtener trabajo si no se cuenta con óptimas habilidades para comunicarse eficientemente por escrito (recuerde que saber escribir no significa saber comunicarse).

Es indispensable ampliar el vocabulario y mejorar la forma de estructurar y presentar la información. Asista a cursos y seminarios sobre redacción. Si puede haga posgrados sobre comunicación social, con énfasis en periodismo escrito. Por la objetividad y amplitud que lo debe caracterizar, el estilo periodístico es un buen ejemplo de redacción a seguir.

Tenga a mano libros prácticos y guías de redacción del tipo: “Mejore su castellano en 30 días”, de Fortunato Brown; o “Manual de Estilo” del diario El Nacional; o el prestigioso “Curso de Redacción” de los profesores Vivaldi y Pérez. También tenga en su puesto de trabajo con un buen diccionario general y uno mejor de sinónimos. La Real Academia Española ofrece un servicio fantástico en www.rae.es.

Ampliar permanentemente el vocabulario es el camino que nos permite superar las muletillas y los lugares comunes, además de ayuarnos a no sonar repetitivos o retóricos. En otras palabras, mientras más vocabulario tengamos, menos “blah blah blah” escribimos.

Pero tenga cuidado, algunas personas utilizan su vocabulario para escribir de manera incomprensible. El objetivo de tener un vocabulario más amplio no es demostrar que sabemos palabras "domingueras", sino contar con los recursos para comunicarnos de la manera más simple y eficiente.

Como dije antes, si quieres mejorar tu reputación profesional y tener más oportunidades de venta, necesitas estar más conciente y alerta de lo que significa tu proceso permanente de mercadeo como persona a través del correo electrónico.



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Más recomendaciones en el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, de Juan Carlos Jiménez.

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