Una de las razones que originan el uso inadecuado del correo electrónico es la poca conciencia que hay sobre el tiempo que invertimos en gerenciarlo y sobre su costo.

Resulta difícil establecerlo por las diversas funciones que se realizan en las empresas. Pero donde Internet se usa a nivel intermedio, se invierten entre 2 y 3 horas (casi 40% del tiempo laboral).

En empresas dedicadas a tecnologías de información el nivel de uso puede ser mayor: Niveles Medios-Altos, 4-5 horas; Niveles Altos, 6 horas o más.

En cuanto al rol gerencial, los segmentos medios y altos pueden invertir 4-5 horas al día. Lo que trae como consecuencia que las 8 horas laborales no alcancen para atender todas sus responsabilidades y el sobretiempo tienda a convertirse en una práctica estándar para los ejecutivos.

Estos tiempos no incluyen la navegación en Internet, que para atender necesidades profesionales de información e investigaciónn pueden ser en promedio entre 1 y 2 horas diarias.

En los últimos 10 años hemos realizado investigaciones al respecto en empresas bancarias, de telecomunicaciones, y de servicios. Y hemos cubierto organizaciones que tienen desde 30 empleados hasta más de 5.000.

En mi libro muestro de manera detallada cuáles son las prácticas cotidianas en la gerencia del e-mail que traen como consecuencia que entre el 40 y el 50% del tiempo actualmente invertido es improductivo: Una cantidad alarmante.

Por ejemplo, los procesos normales de discusión de cualquier trabajo, cuando ocurren a través de e-mails pueden tomar 4 veces o más del tiempo que si se hicieran cara-a-cara o telefónicamente.

En este mismo sentido, de todos los correos electrónicos en promedio recibimos al día:

• Más del 30% nos fueron copiados innecesariamente.

• Más del 40% son difíciles de leer o interpretar, y debemos releerlos varias veces o llamar por teléfono para solicitar precisiones.

• Más del 20% están acompañados de llamadas telefónicas para anuciarnos que nos enviaron un e-mail o para repetirnos el contenido del mismo (retrabajo y más retrabajo).

• Más del 40% de las veces habría sido mejor una llamada telefónica o una conversación cara-a-cara.

Estas son razones suficientes para que en las empresas se hable del tema como un asunto de negocio, y no sólo tecnológico o de redacción.

El tiempo que estamos invirtiendo en el e-mail cada día afecta más la productividad y la rentabilidad de las empresas.

Si la gente invierte el 30 ó 40% de su tiempo laboral atendiendo correos electrónicos, entonces es un asunto de caracter financiero.


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Más recomendaciones sobre la gerencia de las comunicaciones escritas en las empresas: El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos, de Juan Carlos Jiménez.

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