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¿Cuánta conciencia tenemos de cómo usamos el e-mail?

Nos gusta poder enviar un mismo mensaje a muchos destinatarios al mismo tiempo, pero no nos damos cuenta que éste es precisamente parte del origen del exceso de e-mails en el trabajo que tanto pueden afectar nuestra productividad.

Cuando pregunto a los participantes de mis seminarios y conferencias sobre los beneficios del e-mail en el lugar de trabajo, las respuestas que obtengo con más frecuencia son:

“Poder enviar un mensaje a diferentes personas al mismo tiempo”.

“Poder enviar tantos mensajes como quiero, sin que me cueste más”.

“Poder responder los mensajes cuando quiera”.

“Poder enviar documentos anexos”.

“Poder dejar un registro formal de mis mensajes”.

Pero después pregunto sobre los aspectos que disgustan más sobre el e-mail en el trabajo y las respuestas están estrechamente relacionadas con las anteriores.

Por ejemplo, nos gusta enviar un mensaje a diferentes compañeros de trabajo, pero no nos gusta que nos lleguen copias de mensajes que eran innecesarios para nosotros.

En otras palabras, en las empresas nos gusta utilizar el e-mail como una herramienta de comunicación, que en ciertos casos no nos gusta que la utilicen con nosotros de la misma manera.

Nos encanta poder enviar tantos mensajes electrónicos como queremos, lo que en buena medida da origen a las cadenas y “correos basura”, que a su vez afectan nuestro desempeño laboral.

Cada día hay más profesionales que se siente agobiados por el gran número de e-mails que deben atender en el trabajo, pero tenemos poca conciencia de que el abuso que nosotros mismos hacemos del correo electrónico en gran medida genera el volumen que nos agobia.

También disfrutamos de la posibilidad de responder los emails cuando queremos, pero nos disgusta que nuestros destinatarios no nos respondan a la velocidad que nosotros deseamos o necesitamos.

A veces nos gusta enviar documentos anexos en un e-mail, como fotos y películas (archivos muy pesados), pero muchas veces también nos disgusta cuando nos envían esos tipos de mensajes, porque llenan nuestro buzón o tardan mucho en descargarse.

Igual ocurre con “el registro formal” que dejan los correos electrónicos. Nos gusta usarlos como respaldo en ciertos momentos, pero llegamos a molestarnos cuando recibimos ciertos mensajes de compañeros de trabajo que sentimos que fueron concebidos simplemente para “cubrirse la espalda”, y nos molestamos aún más cuando de esos e-mails se incluyen copias a los jefes.

Según estos ejemplos, parece que tenemos poca conciencia sobre los efectos negativos del correo electrónico que son producto de nuestros propios actos abusivos de este medio. ¿Acaso no es una situación similar a la necesidad de más responsabilidad social sobre el recalentamiento global o la conservación ambiental?

Es muy probable que la facilidad para “disparar” mensajes electrónicos, “a diestra y siniestra”, nos produzca la sensación de que la comunicación escrita es más informal y efectiva que la comunicación cara-a-cara o por telefóno. Pero el costo del tiempo invertido para leer o escribir mensajes poco productivos puede llegar a terner un costo alto.

La evidencia más contundente sobre la poca conciencia que tenemos del uso que hacemos del e-mail en el trabajo es el poco conocimiento que hay sobre los costos asociados.

Si en promedio uno utiliza 2 horas diarias para gerenciar el e-mail, estamos hablando de un 25% del tiempo laboral. Pero muchos de nosotros, dependiendo del trabajo que tengamos, utilizamos 4 horas o más, de las cuales, alrededor del 50% es tiempo perdido. ¿No estamos hablando de mucho dinero diario, improductivo?

Y si le parece poco, agregue los costos directos tecnológicos, como programas, equipos, servicios y mantenimiento.

Si desea fomentar en su empresa que haya más conciencia sobre el impacto general del e-mail como herramienta de comunicación corporativa, lea los siguientes Internetips:

La productividad con el correo electrónico.

Recomendaciones gerenciales con el e-mail.

Medidas empresariales sobre el e-mail en el trabajo.

Igualmente le invito a que consulte el libro El e-mail en el trabajo. Manual de Supervivencia. Soluciones y Consejos.